L’UGAP lance l’offre de prestations d’accueil à la carte avec PHONE REGIE

L'UGAP, la centrale d'achat public, poursuit le développement de son offre de prestations de services. Elle dispose désormais d'une solution destinée aux administrations de l'Etat et aux collectivités locales désireuses d'externaliser l'accueil de son public sur site ou dans le cadre d'événements ponctuels. Le titulaire retenu pour ce marché est PHONE REGIE, leader des services d'accueil et de standard en France.

Soucieux d’améliorer la qualité de service de leur accueil tout en maîtrisant les coûts, les établissements publics confient de plus en plus ces fonctions à des équipes externes présentant les qualifications et les qualités humaines indispensables dans ce domaine.

Nous accompagnons les clients publics depuis 10 ans dans l'externalisation de leurs fonctions supports. La démarche d’externalisation des prestations d’accueil est de plus en plus fréquente dans le secteur public. Nous avons donc souhaité compléter notre offre multiservice dans ce domaine.

Le critère « Qualité de service » comptait pour 50% dans la procédure qui a été lancée et qui a permis de sélectionner la société Phone Régie, apte à assurer un service de proximité.» explique Denis Varène, directeur marketing, e-commerce et communication de l’UGAP.

En réponse au cahier des charges imposé par l'UGAP, l'offre de Phone Régie est adaptée à l'ensemble des secteurs d'activités du secteur public (culture, santé, social, enseignement, défense...).

Une offre complète et présentant de multiples avantages :

- le personnel : recruté localement, il est formé et qualifié à l'accueil physique du public (visiteurs, VIP, personnels, livreurs...) et à l'accueil téléphonique. Il est également habilité pour les sites sensibles qui nécessitent des procédures spécifiques.

- une obligation de résultat : les prestations clés en main prévoient un processus rigoureux de recrutement, assurent une continuité de service permanente (absences imprévues, congés...), garantissent le contrôle et le suivi de la qualité des prestations (ISO 9001 version 2000 et Norme AFNOR - NF Service Prestataire Accueil), avec l'aide de logiciels de gestion spécifiques.

- des services associés : en complément des prestations de base sont inclus la réception de plis et de colis, la gestion de salles de réunion, la réservation de taxis et billets de transports et la réalisation de tâches administratives simples.

- une politique sociale et environnementale :

adhérent au Pacte Mondial des Nations Unies et signataire de la Charte de la Diversité, Phone Regie s’est engagée dans une politique sociale et salariale motivante pour garantir un emploi durable à ses collaborateurs. Par ailleurs, dans une démarche éco-responsable, Phone Régie a minimisé, au niveau de la production de ses uniformes, son impact en émission de CO2 et en utilisation de l’eau, et a compensé 100% du carbone émis en finançant des projets « d’énergie green » certifiés et validés par l’ONU. Phone Régie privilégie également l’utilisation « zéro papier », assure la collecte et le recyclage des matériels et consommables produits par son activité et compense les temps de trajet, entre les sites d’affectation du personnel et leur domicile.

Un accompagnement sur mesure :  

- une visite de site est réalisée par Phone Régie en collaboration avec le correspondant régional de l'UGAP pour évaluer les besoins,

- une étude technique et financière détaillée et adaptée, bénéficiant des conditions avantageuses négociées par la centrale d'achat,

- un suivi qualitatif des prestations effectué mensuellement par Phone Régie et complété par les qualiticiens « services » de l'UGAP (contrôle inopiné et contradictoire, suivi des dysfonctionnements, constat d'anomalie et actions correctives...),

- une gestion et une résolution des litiges par le département « services clients » de l'UGAP.

Pour bénéficier de prestations récurrentes sur site, les clients de l'UGAP souscrivent à un contrat annuel qui prévoit le descriptif détaillé des missions confiées. Des prestations ponctuelles sont également proposées pour l'accueil du public et des invités lors des séminaires, congrès, salons... et exécutées par des hôtes et hôtesses spécialisés à l'évènementiel.

Informations sur ugap.fr

Contact Presse UGAP :

Stéphane Zunino - UGAP

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