Agenzia di relazioni con la stampa: che cosa fa, quanto costa, come sceglierla

A che cosa serve un’agenzia di relazioni con la stampa

Quanto costa un’agenzia di ufficio stampa in Francia

In Francia gli onorari mensili delle agenzie si collocano tipicamente su diverse migliaia di euro, spesso con un impegno di 12 mesi. 24presse propone un accompagnamento di 12 mesi a partire da 2.000 € + IVA al mese per la Francia, senza vincolo di durata: si può interrompere ogni mese con una semplice e-mail.

Per una singola notizia, la diffusione di un comunicato parte da 395 €: è la soluzione più economica quando il testo è pronto.

Agenzia o piattaforma: come decidere

Come valutare l’offerta di un’agenzia stampa

1. Chiedere la lista delle categorie di media coinvolte per il vostro settore, prima di pagare.
2. Diffidare delle garanzie di pubblicazione: nessuno controlla le redazioni.
3. Verificare chi scrive e chi rilegge.
4. Chiedere come vengono misurate le riprese.
5. Preferire chi pubblica i prezzi.

Dall’Italia verso i media francesi

Un’azienda italiana che vuole comunicare in Francia ha bisogno di tre cose: un comunicato in francese, una selezione di redazioni francesi per rubrica e qualcuno che risponda ai giornalisti. 24presse copre le prime due (traduzione come opzione) e opera da Bordeaux dal 2009.

Agenzia ufficio stampa: come sceglierla

Prima di scegliere un’agenzia di ufficio stampa, chiedete esempi concreti nel vostro settore e gli indicatori con cui verrà misurato il lavoro. Inoltre, diffidate di qualsiasi agenzia di ufficio stampa che garantisca articoli: la decisione editoriale spetta sempre al giornalista.

Domande frequenti sull’agenzia di ufficio stampa

Che cosa fa concretamente un’agenzia, mese per mese

Dietro la parola «ufficio stampa» ci sono attività molto diverse. Un contratto tipico con un’agenzia di relazioni con la stampa comprende, in proporzioni variabili:

• Strategia: definizione dei messaggi, dei portavoce, del calendario delle uscite e dei media prioritari. Di solito concentrata nel primo mese.
• Redazione: comunicati, cartelle stampa, tribune, biografie, risposte scritte alle domande dei giornalisti.
• Relazione: contatti individuali con i giornalisti, proposte di intervista, organizzazione di incontri, gestione delle richieste in entrata.
• Diffusione: invio dei comunicati alle liste, spesso tramite una piattaforma esterna il cui costo è rifatturato o incluso.
• Monitoraggio: rassegna stampa, rapporto mensile, analisi delle riprese.
• Gestione di crisi: reperibilità, preparazione dei portavoce, messaggi di risposta. Spesso fatturata a parte.

Prima di firmare, conviene chiedere quanto tempo viene dedicato a ciascuna voce. Un’agenzia che passa la maggior parte del mese a scrivere comunicati e a inviarli fa un lavoro che una piattaforma di diffusione svolge a una frazione del costo; il valore aggiunto di un’agenzia sta nella relazione personale con i giornalisti e nella strategia.

Come si formano i prezzi

Il prezzo di un’agenzia dipende da quattro fattori: la seniority delle persone assegnate (un consulente senior costa da due a tre volte un junior), la notorietà dell’agenzia, il perimetro geografico e linguistico, e la durata dell’impegno. In Francia come in Italia il modello dominante è il canone mensile con un minimo di sei o dodici mesi; alcune agenzie propongono missioni a progetto (un lancio, un evento) con un prezzo chiuso. I costi di diffusione, di produzione (foto, video) e di monitoraggio sono in genere esclusi dal canone.

Le associazioni professionali pubblicano riferimenti utili per valutare un’offerta: in Italia la FERPI (Federazione Relazioni Pubbliche Italiana) e, dal lato degli investitori pubblicitari, UPA. I loro documenti sulle buone pratiche di gara aiutano a confrontare proposte non omogenee.

Dieci domande da fare prima di scegliere

• Chi lavorerà davvero sul mio dossier, e quante ore al mese?
• Quali giornalisti conoscete personalmente nel mio settore? Posso avere tre esempi di riprese ottenute per clienti simili?
• La diffusione dei comunicati è inclusa? Con quale strumento, verso quante testate?
• Come misurate i risultati? Che cosa contiene il rapporto mensile?
• Qual è la durata minima e il preavviso di disdetta?
• Che cosa succede se non ottengo nessuna ripresa in tre mesi?
• Lavorate già per un concorrente?
• Chi possiede i contenuti prodotti (comunicati, foto, testi) alla fine del contratto?
• Come gestite una richiesta urgente di un giornalista fuori orario?
• Potete coprire anche la stampa francese ed europea, e a quali condizioni?

Agenzia, freelance o piattaforma: una griglia per decidere

Un’agenzia è adatta quando la comunicazione è continua, il settore è complesso o regolamentato, i portavoce hanno bisogno di preparazione e il budget supera qualche migliaio di euro al mese. Un consulente freelance offre spesso la stessa qualità di relazione a un costo inferiore, con il limite della disponibilità di una sola persona. Una piattaforma di diffusione è la scelta giusta quando l’azienda ha un fatto da annunciare, un testo pronto o quasi, e vuole raggiungere le redazioni competenti senza impegno mensile. Molte aziende combinano le formule: piattaforma per gli annunci correnti, agenzia o freelance per i momenti strategici.

Le tre situazioni in cui l’agenzia è indispensabile

Una crisi (incidente, richiamo di prodotto, contenzioso mediatico): serve una regia, portavoce preparati e una reperibilità che una piattaforma non fornisce. Una quotazione o un’operazione finanziaria: la comunicazione è regolamentata, i tempi sono imposti e gli errori costano. Un posizionamento da costruire da zero su un mercato estero: senza relazioni locali, i primi mesi servono ad aprire porte, e questo lavoro è umano.

Se invece il bisogno è diffondere un comunicato a giornalisti selezionati, in Italia, in Francia o in Europa, la pagina prezzi della diffusione e il programma partner per le agenzie descrivono un’alternativa senza canone.